Qui ?
Laurence Tessier, coach en transformation dirigeante de Koalia.
Quoi ?
"Efficacité et cohésion d'équipes à distance, un séminaire avec l'EM Lyon, où elle mène une formation sur le management à distance... en distancier! (Replay ici).
Comment ?
Puisqu'une image vaut mieux qu'un long discours, Laurence Tessier introduit son intervention par une photo d'un vol de mongolfiers : "Combien y-a-t-il de personnes dans chaque ballon ? Quelle est leur distance par rapport au sol entre eux ? Forment-ils une équipe? Leurs différentes couleurs renvoient à la notion de culture, situations et métiers différents..."
Mais d'abord, c'est quoi, le télé travail ? Jessica Nitnak définit le télé travail comme : "une équipe réelle dont les membres ne travaillent pas tous sur le même lieu et au même moment. L'équipe partage un objectif commun, chaque membre oeuvre pour des résultats".
Le tout, dans un climat de confiance. "La confiance est un élément clé de la cohésion d'équipe. Et c'est ce qui s'est le plus dégradé pendant le confinement. Elle se gagne en goutte et se perd en litre". Le leader pose le cadre, partage le fonctionnement et rend possible les échanges. Comment faire pour qu'une demande de reporting n'entame pas la confiance ? "Il faut discuter et redonner du sens à ce reporting".
Comment passer d'une collection d'individus à une équipe performante ?
Vincent Leenhardt a codifié différents stades de développement d'une équipe.
1 Quand il s'agit d'une collection d'individus, le manager est un donneur d'ordre.
2 S'il s'agit d'un groupe solidaire, il devient un leader ressource.
3 Enfin, une équipe performante, mature, qui co-construit, a un leader qui porte le sens.
Ainsi, une équipe qui vient de se constituer a un leader donneur d'ordre. Ce dernier vérifie la bonne compréhension des missions, dans une logique "top down/bottom up". Son équipe exécute des tâches définies et fait remonter l'information. Ce type de management génère des silos : il n'y a pas d'échange entre les collaborateurs.
Au deuxième stade, l'équipe fait ensemble, sans intervention du leader. Enfin pour un groupe à vision partagée, le leader est à parité avec ses équipes et porte le sens. "Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise étape. Tout dépend des situations. Connaitre le stade de son équipe a beaucoup d'implications. Ainsi, une jeune équipe aura besoin de réunions virtuelles tous les matins pour enclencher le mouvement. Mais une équipe mature peut s'en passer amplement. Le manager doit alors renoncer à sa tendance à vouloir contrôler que tout le monde est à pied d'oeuvre au même moment.
Quels sont les outils ?
1 Le tableau blanc virtuel, rend explicite ce qui ne peut pas être perçu implicitement. L'image, l'écrit collaboratif permet à ceux qui sont moins à l'aise à l'oral de participer.
2 L'arbre à personnage, permet la vision d'un projet. En mettant son prénom sur l'arbre, on co construit la charte d'équipe.
3 La carte mentale, invité par psychologie anglais Tony Buzan, pour aider à la réflexion (voir cette vidéo) .La carte mentale permet la co construction à distance. L'outil trie les idées en temps réel et différé
3 Des outils comme Teams ou Canvas jouent sur la dimension asynchrone du travail d'équipe en permettant le travail en sous groupes. Klaxoon Storms, Miro, utilisés en équipes agiles, servent aussi à s'organiser. Mais l'on peut aussi détourner One note (Microsoft) ou Google Slide, ou recourir à la fonction de tableau blanc de Zoom.
Le plus important n'est pas l'outil, mais que chacun sache s'en servir. "Le nouveau manager doit accompagner ses équipes dans la prise en main de ces outils".
Comment animer les réunions en Visio sans provoquer une envie de sieste ?
-Lire ce mini guide de survie des réunions à distance, de la start up nantaise Worklab.
-Privilégier la vidéo : les réunions en vidéo ont un côté intrusif, notamment au plan de la vie privée, mais ils permettent l'interaction.
-Limiter la durée des réunions . Ainsi, les collaborateurs d'une multinationale passaient leur temps en réunion. Après coaching, ils ont réduit la durée de leur réunion d'1h 30 à 45 minutes, "Du coup, les réunions étaient mieux préparées, et le confort de la vie de chacun s'en est trouvé très amélioré".
-Limiter le nombre de personnes qui participent à huit maxi. "Ces réunions ont pour but de favoriser l'expression de chacun. A distance, 8 est un maximum. Au delà de 8, on ne peut plus échanger. C'est alors une réunion top down, qui peut se faire en asynchrone, par vidéo ou podcast.
-Privilégier les réunions en sous groupes. Ces réunions à deux ou trois font grandir le sentiment d'appartenance.
-S'inspirer des méthodes agiles. Dans le management à distance, les managers doivent s'inspirer de la technologie en mode agile et leur fonctionnement asynchrone, itératif et incrémental. Pour casser la glace, une société comme Klaxoon, une société lyonnaise qui équipe 90 % des sociétés du CAC 40 avec ses outils, propose de nombreux outils (à voir ici).
-Attribuer des rôles dans la conduite de la réunion. Les réunions en video répondent à un besoin de liens. Mais c'est aussi une opportunité pour entrer dans une dynamique apprenante et renouveler la façon de faire des réunions". Pour éviter que les gens s'endorment devant leur écran, il peut être opportun de proposer des rôles de cadenceur (gardien du temps), facilitateur (animateur) catalyseur (qui aide à réfléchir) et agitateur (qui aide à prendre les décisions). Le manager peut proposer les rôles à tour de rôle et fait le bilan après la réunion. .À la fin de chaque reunion, ont peut faire noter de 0 à 5 la qualité du temps investi dans la réunion (méthode ROTI, return on time invested). Et à ceux qui on noté 2 ou 3, on demande ce dont ils auraient besoin pour atteindre 4 ou 5. Même si beaucoup d'entreprises dénoncent une grande lassitude face à ces notation (NDLR).
Comment manager à distance les solitaires ou les technophobes ?
"S'agit-il d'une personne, ou du contexte ? D'une difficulté technique ? relationnelle ? de compréhension ? On sort de ces difficultés en favorisant la discussion. A distance, il est important de ménager des espaces pour des conversations en tête à tête, par exemple une demi heure tous les quinze jours, quitte à ne pas utiliser ces créneaux quand c'est inutile." Pour recréer l'équivalent de passer la tête dans un bureau, on peut envoyer un whastapp pour proposer d'échanger en Visio.
